절차 12 - 문서화, 기록유지방법 설정

문서화 및 기록유지

• 일곱 번째 원칙은 HACCP 체계를 문서화하는 효율적인 기록유지 방법을 설정하는 것이다. 기록유지는 HACCP 체계의 필수적인 요소이며, 기록유지가 없는 HACCP 체계의 운영은 비효율적이며 운영근거를 확보할 수 없기 때문에 HACCP 계획의 운영에 대한 기록의 개발 및 유지가 요구된다.
• HACCP 체계에 대한 기록유지 방법 개발에 접근하는 방법 중의 하나는 이전에 유지 관리하고 있는 기록을 검토하는 것이다. 가장 좋은 기록유지 체계는 필요한 기록내용을 알기 쉽게 단순하게 통합한 것이다. 즉, 기록유지 방법을 개발할 때에는 최적의 기록담당자 및 검토자, 기록시점 및 주기, 기록의 보관 기간 및 장소 등을 고려하여 가장 이해하기 쉬운 단순한 기록서식을 개발하여야 한다.
• HACCP 체계의 운영과 관련된 기록목록의 예는 다음과 같다. 이 기록들은 제품을 유통시키기 전에 해당 작업장에서 HACCP 관리계획을 준수하였음을 보증하는 것이다.
• 1) 원료 
  - 규격에 적합함을 증빙하는 원료공급업체의 시험증명서 
  - 공급업체의 시험성적서를 검증한 업소의 지도·감독 기록 
  - 온도에 민감하거나 유통기한이 설정된 원료에 대한 보관온도 및 기간 기록
• 2) 공정관리 
  - CCP와 관련된 모든 모니터링 기록 
  - 식품 취급과정이 적절하게 지속적으로 운영하는지를 검증한 기록
• 3) 완제품 
  - 식품의 안전한 생산을 보장할 수 있는 자료 및 기록 
  - 제품의 안전한 유통기한을 입증할 수 있는 자료 및 기록 
  - HACCP 계획의 적합성을 인정한 문서
• 4) 보관 및 유통 
  - 보관 및 유통온도 기록 
  - 유통기간이 경과된 제품이 출고되지 않음을 보여주는 기록
• 5) 한계기준 일탈 및 개선조치 
  - CCP의 한계기준 이탈 시 취해진 공정이나 제품에 대한 모든 개선조치 기록
• 6) 검증 
  - HACCP 계획의 설정, 변경 및 재평가 기록
• 7) 종업원 교육 
  - 식품위생 및 HACCP 수행에 관한 교육훈련 기록
• 7원칙 12절차에 따라 HACCP 관리계획이 수립되게 되면 해당계획을 HACCP 계획 일람표 양식에 따라 일목요연하게 도표화하여 기록·관리한다.
• 이렇게 HACCP 관리계획이 작성되면 HACCP 팀원 및 현장 종업원들에 대한 교육을 통하여 해당내용을 주지시킨 후 현장에 시범적용토록 하여 실제 현장에 적용하였을 경우 효과가 있는지, 종사자들에 의해 실행함에 있어 문제점은 없는지 등을 확인하여야 한다. 이러한 과정을 “최초검증”이라 하는데, HACCP 관리계획이 수립되면 반드시 이 과정을 거쳐야 한다.
• 최초검증 결과 미흡사항 또는 문제점 등에 대하여는 반드시 해결책을 찾아 HACCP 관리계획에 반영·개선한 후 HACCP 시스템을 본격적으로 운영하여야 한다.